方針

1.個人情報の取得、利用及び提供に関して

• ・適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
  ・利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
  ・個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
  ・取得した個人情報の目的外利用はいたしません。また、そのための措置を講じます。
  ・目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。

2.法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して

• 個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者（以下、「従業者」という）に周知し、遵守いたします。

3.個人情報の安全管理に関して

• ・個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。
  ・点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
  ・安全に関する教育を、従業者に徹底いたします。

4.苦情・相談に関して

• 個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。

5.継続的改善に関して

• ・当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
  ・改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。

1. 当社が保有している個人情報と利用目的

【ご本人から直接書面取得以外で取得する場合の利用目的】

• 1. 当社は、保険代理店として取得する保険申込者情報を保険契約締結のために利用します。
• 2.当社は、登記情報提供サービスで取得する不動産所有者様の情報をダイレクトメール発送等のために利用します。このための利用は、お客様からの申し出により取り止めます。
• 3.当社は、家賃保証会社から取得する入居者様の情報を管理業務遂行のために利用します。

【開示対象個人情報の利用目的】

• 1.当社は、賃貸物件の入居希望者様・入居者様、売買物件の申込者様・購入者様の情報を不動産取引のために利用します。
• 2.当社は、資料請求やお問い合わせを頂いた方の情報をお問い合わせの対応、サービスに関するご案内に使用します。
• 3.当社は、お取引先情報をお取引先との連絡、契約の履行、履行請求等に使用します。
• 4.当社は、採用候補者･応募者の方に関する情報を採用選考、連絡に使用します。
• 5.当社は、社員情報を人事、総務などの雇用管理に使用します。
• 6.当社は、保険代理店として取得する保険申込者情報を保険契約締結のために利用します。
• 7.当社は、登記情報提供サービスで取得する不動産所有者様の情報をダイレクトメール発送等のために利用します。このための利用は、お客様からの申し出により取り止めます。

2. 個人情報の開示請求及び訂正、利用の停止等の申出及び取扱に関する苦情

当社がご本人様又はその代理人様から、当社が保有する開示対象個人情報に関して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供の記録の開示（以下、“開示等の請求”という。）にご対応させていただく場合の手続きは、下記のとおりです。

• 1.開示等の請求の申出先
  開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、メール、FAX、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
  なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。
• 2.開示等の請求における提出書面
  開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入ください。
• 3.ご本人様確認
  当社は開示等請求者のご本人様確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示していただく場合がございます。
• 4.代理人様による開示等のご請求
  開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。
  (1)代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）
  運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点
  ※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。
  (2)委任状（ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。）
• 5.開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
  個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、１回の請求ごとに、500円（税込）の手数料をいただきます。
  手数料のお支払いは、銀行振込みにて500円（税込）をお振込みください。
  ※ご本人確認の際、振込先口座情報をお伝えします。振込手数料はご負担ください。
  なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。
• 6.開示等のご請求に対する回答方法
  請求者のご希望の方法（メール、FAX、郵送）によってご回答いたします。

3. 共同利用について

• 1.共同利用する個人情報
  ・氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、勤務先、資産その他の基本情報
• 2.共同利用者の範囲
  ・株式会社サントラスト
• 3.取得方法
  ・直接書面により取得
  ・ホームページ等お問い合わせにより取得
• 4.共同利用者の利用目的
  ・系列会社での不動産取引のため
• 5.共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者
  ・株式会社サンプロシード　代表取締役　西島　良行
  　個人情報保護管理者　藤原　靖徳

4. 保有個人データの安全管理のために講じた措置に関して

当社は以下通り、個人データの取得・利用・保管等の各段階に応じ、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

基本方針の策定：当社Webサイトにて個人情報保護方針を公表しております。
規律の整備：ライフサイクル毎に、取扱方法等について規定を策定し、定期的に見直しを実施しております。
組織的安全管理措置：定期的な自己点検、内部監査、外部監査を実施しております。
人的安全管理措置：従業者から秘密保持に関する誓約を取得、および、従業者への定期的な教育を実施しております。
物理的安全管理措置：個人情報を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体の盗難等の防止等を実施しております。
技術的安全管理措置：外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しております。
外的環境の把握：業務においてクラウドサービスを利用しており、障害対策のため、世界各地にデータを分散しています。